Énoncé en matière de confidentialité de ECL Mécanique au Canada
ECL Mécanique respecte le droit à la vie privée de ses clients et de son personnel, et a pour principe de protéger tous les renseignements personnels qu’il a en sa possession ou dont il a la gestion. Nous avons adopté cet énoncé en matière de confidentialité afin d’indiquer comment nous procédons pour recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels dont nous avons besoin pour nous acquitter de nos responsabilités professionnelles et exploiter notre entreprise.
ECL Mécanique prend très au sérieux les questions relatives à la protection des renseignements personnels de ses clients et de son personnel. Nous avons donc élaboré cet énoncé en matière de confidentialité afin de manifester clairement notre engagement constant à protéger le droit à la vie privée et à la protection des renseignements personnels de nos clients et du personnel de ECL Mécanique. Certaines des pratiques dont il est question dans cet énoncé en matière de confidentialité reflètent des exigences imposées par des lois fédérales et/ou provinciales en vigueur au Canada. En tout temps, ECL Mécanique a pour principe de satisfaire aux exigences des lois et des responsabilités professionnelles applicables, et de se conformer aux attentes de ses clients et de son personnel, qui s’attendent à ce que nous respections leur vie privée et protégions leurs renseignements personnels.
Aux fins de cet énoncé en matière de confidentialité, le terme « renseignements personnels » s’entend des renseignements qui concernent un individu identifiable, tel que le définissent plus spécifiquement les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Principe 1 – Nous sommes responsables des renseignements personnels qui sont en notre possession ou dont nous avons la gestion
ECL Mécanique est responsable de tous les renseignements personnels qu’il a en sa possession ou dont il a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de clients et de membres du personnel de ECL Mécanique en particulier – ainsi que les renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recevoir indirectement – par exemple, de clients qui sont des sociétés ou des administrations publiques. Nous avons établi des politiques et des procédures destinées à protéger les renseignements personnels de nos clients et de notre personnel. Nous avons nommé un responsable de la Protection des renseignements personnels, qui assure la surveillance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de ECL Mécanique. Nous avons également informé notre personnel de l’existence de notre Énoncé en matière de confidentialité, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et de notre personnel. Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la Protection des renseignements personnels, à l’adresse luc.larouche@eclmecanique.com ou au 450-338-0526
Principe 2 – Avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels, ECL Mécanique indique les motifs pour lesquels il le fait, sous réserve d’un nombre limité d’exceptions
Renseignements personnels concernant un client
Dans la plupart des cas, c’est uniquement dans le cadre de la prestation de services professionnels que ECL Mécanique recueillera, utilisera et communiquera des renseignements personnels concernant ses clients, afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles applicables, ou dans le but d’obtenir du soutien ou des services technologiques, administratifs, analytiques et de secrétariat.
ECL Mécanique est également susceptible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant ses clients actuels et éventuels ainsi que ses anciens employés à des fins de marketing, y compris le développement des relations avec la clientèle, ce qui peut comprendre i) l’établissement, le maintien et l’enrichissement de nos relations avec vous, ii) la tenue d’activités de recherche visant à développer, évaluer et améliorer nos services, et iii) l’envoi de communications au sujet de produits, de services, d’offres, de nouvelles, d’informations mises à jour et d’invitations à des événements dont ECL Mécanique est l’hôte ou le promoteur et qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels à des fins de marketing en communiquant avec nous par l’entremise du responsable de la Protection des renseignements personnels à l’adresse luc.larouche@eclmecanique.com ou au 450-338-0526.
De plus, ECL Mécanique est susceptible de regrouper des renseignements personnels avec des informations provenant d’autres sources en vue d’améliorer la qualité et le service, et afin de les utiliser dans le cadre de présentations destinées à des clients et à des non-clients en les dépersonnalisant suffisamment pour qu’ils ne soient pas attribuables à quelque personne ou organisation que ce soit.
Renseignements personnels concernant un associé ou un employé de KPMG
ECL Mécanique recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son personnel, afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de ECL Mécanique et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.
ECL Mécanique est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant ses associés, ses employés et les personnes qui sollicitent un emploi chez ECL Mécanique, afin d’élaborer certaines mesures et analyses de ses activités et d’évaluer l’efficacité de ses politiques, programmes et processus.
Nous sommes également susceptibles de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant des associés et des employés de ECL Mécanique dans le cadre des enquêtes ou des négociations préalables à la conclusion d’une vente, d’un financement ou d’une autre opération commerciale impliquant tout ou partie de nos activités.
Nous sommes également susceptibles de recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez ECL Mécanique ou un partenariat avec ECL Mécanique, aux fins de l’évaluation de leur demande, des communications avec elles au sujet des occasions d’emploi ou et de partenariat qui pourraient les intéresser, ainsi que de l’évaluation ou de la surveillance des politiques, programmes et pratiques de ECL Mécanique.
Avant ou au moment de recueillir des renseignements personnels, ECL Mécanique informe son personnel des raisons pour lesquelles il en a besoin, de l’utilisation qu’il en fera et des personnes auxquelles il est possible qu’il les communique, sauf si la loi exige ou permet que nous recueillions, utilisions ou communiquions des renseignements personnels sans donner un tel avis. Par exemple, il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi dans le contexte d’une enquête.
Nous recueillons des renseignements personnels concernant nos clients et notre personnel uniquement aux fins susmentionnées, directement auprès de vous ou indirectement auprès de sources externes tierces (y compris les sources externes accessibles au public, les fournisseurs, les vendeurs, d’anciens employeurs, des sites Web externes, les établissements d’éducation et les réseaux sociaux) dans la mesure permise par la loi applicable.
Principe 3 – C’est avec votre consentement que ECL Mécanique recueille, utilise et communique des renseignements personnels vous concernant, sauf lorsque la loi permet ou exige la collecte, l’utilisation ou la communication sans consentement
Comment ECL Mécanique vous demande-t-il votre consentement?
Renseignements concernant le personnel d’un client
Les conditions qui régissent chaque mission de ECL Mécanique prévoyant la prestation de services professionnels sont énumérées dans une lettre de mission. Ces conditions contiennent un exposé de la façon dont ECL Mécanique peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels concernant le client. En signant cette lettre de mission, le client consent à ce que des renseignements personnels le concernant soient recueillis, utilisés et communiqués conformément aux dispositions des conditions régissant la mission. Si un client nous fournit des renseignements personnels concernant un tiers, en signant la lettre de mission, ce client déclare et garantit qu’il a obtenu le consentement du tiers pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ses renseignements personnels de la manière décrite dans la lettre de mission.
Renseignements personnels concernant un associé ou un employé de KPMG
Les formulaires d’inscription et autres formulaires qui sont utilisés afin d’offrir au personnel de ECL Mécanique des services relevant des Ressources humaines indiquent les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis et les personnes auxquelles ils peuvent être communiqués.
En outre, certains documents relatifs aux politiques ou aux programmes de ECL Mécanique sont susceptibles de fournir des informations sur la façon dont les renseignements personnels concernant les associés et les employés peuvent être recueillis, utilisés et communiqués.
Les candidats à des postes au sein de l’entreprise sont également informés des fins auxquelles des renseignements personnels les concernant sont recueillis, utilisés et communiqués.
Que se produit-il si vous refusez votre consentement ou si vous le retirez à une date ultérieure?
Un client a toujours le choix de ne pas donner son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels le concernant, ou de retirer subséquemment un consentement déjà donné, sous réserve de restrictions contractuelles et juridiques et d’un avis donné dans un délai raisonnable. Si un client choisit de ne pas nous permettre de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ses renseignements personnels, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de lui offrir, ou de continuer à lui offrir, nos services.
Si un associé, un employé ou un candidat à un emploi choisit de ne pas nous permettre de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ses renseignements personnels, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de l’embaucher, de le garder ou de lui procurer des avantages.
Principe 4 – ECL Mécanique s’impose des restrictions en ce qui concerne la quantité et la nature des renseignements personnels qu’il recueille
ECL Mécanique se borne à recueillir les seuls renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir offrir ses services et pour exercer ses activités.
Afin de protéger les renseignements personnels qu’il a en sa possession, ECL Mécanique utilise un logiciel de prévention de la perte de données qui permet notamment de surveiller l’accès aux renseignements personnels et confidentiels ainsi que leur utilisation et leur communication au moyen d’un dispositif connecté au réseau de ECL Mécanique. L’utilisation du logiciel de prévention de la perte de données peut entraîner la collecte ou l’utilisation fortuite de renseignements personnels.
Principe 5 – ECL Mécanique utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées
Utilisation et communication des renseignements personnels
Si ECL Mécanique entend utiliser ou communiquer des renseignements personnels vous concernant en vue d’une fin qui ne vous aurait pas été signalée précédemment, il vous demandera d’abord le consentement, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.
Par exemple, et sans s’y limiter, ECL Mécanique est susceptible d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels sans avoir le consentement des personnes concernées :
- Dans les cas où il faudrait réagir à une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne, y compris lorsqu’il faudrait prendre des mesures aux termes de nos politiques en matière de pandémie
- Pour prévenir ou détecter une fraude ou des abus financiers, ou pour y mettre fin
- Dans le cadre d’une enquête
- Pour nous conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal ou d’un autre organisme compétent, ou nous conformer à des règles de déontologie édictées par des organismes de réglementation
- Si une institution gouvernementale nous a demandé les renseignements, a cité la loi établissant son droit de les obtenir et a indiqué que la communication des renseignements demandés s’impose aux fins du contrôle d’application du droit, de l’administration, de l’exécution d’une enquête ou de la collecte de renseignements en matière de sécurité en vue de l’application du droit fédéral, provincial ou étranger, ou de renseignements afférents à la sécurité nationale ou à la conduite des affaires internationales
- Si, de notre propre initiative, nous décidons de communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale lorsque nous avons des motifs de croire que ces renseignements se rapportent à la violation d’un contrat ou à une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou lorsque nous soupçonnons qu’ils concernent la sécurité nationale ou la conduite des affaires internationales.
Conservation des renseignements personnels
En conformité avec les normes professionnelles, nous gardons des registres des travaux exécutés par le personnel de ECL Mécanique. Ces registres, ou « feuilles de travail », sont susceptibles de contenir des renseignements personnels. Les feuilles de travail sont conservées jusqu’à ce qu’elles ne puissent plus être raisonnablement considérées comme nécessaires à des fins légales, réglementaires, professionnelles ou administratives, ou aux fins de l’audit. Les feuilles de travail sont protégées contre tout accès inapproprié, ainsi qu’il est indiqué dans l’exposé du principe 7, ci-après.
En ce qui a trait à la conservation des renseignements personnels concernant son personnel, ECL Mécanique se conforme aux lois et aux normes en matière d’emploi ainsi qu’aux lois fédérales et provinciales canadiennes en matière de protection des renseignements personnels. Tous les dossiers des Ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les associés et les employés de ECL Mécanique sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives, ou aux fins de l’audit.
ECL Mécanique ne conserve les renseignements personnels recueillis auprès des candidats à un emploi ou à un partenariat auprès de l’entreprise qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Ces renseignements sont détruits lorsqu’ils ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, administratives, d’audit ou réglementaires. Si un candidat est embauché, les renseignements personnels recueillis à son sujet, pendant le processus d’embauche, sont conservés en vue d’établir et de gérer le lien d’emploi, ou d’y mettre fin.
Principe 6 – ECL Mécanique s’efforce de faire en sorte que les renseignements personnels qui sont en sa possession ou dont il a la gestion soient toujours exacts
Afin que ECL Mécanique soit en mesure de fournir à ses clients un service de qualité professionnelle et de procurer à son personnel des avantages appropriés, les renseignements personnels que nous recueillons doivent être exacts, exhaustifs et à jour. À l’occasion, il peut être demandé aux clients et au personnel de ECL Mécanique de mettre à jour leurs renseignements personnels. Nous vous encourageons à nous signaler tout changement dans les renseignements personnels qui vous concernent.
Les clients sont encouragés à communiquer avec leur chargé de projet pour mettre à jour leurs renseignements personnels.
Les membres du personnel de ECL Mécanique et les candidats à l’embauche doivent communiquer avec les Ressources humaines s’ils doivent mettre à jour leurs renseignements personnels.
Principe 7 – ECL Mécanique protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité
ECL Mécanique protège les renseignements personnels en recourant à des installations sécuritaires et à des outils et pratiques conformes aux normes de l’industrie de la sécurité, et en se conformant à des politiques et des pratiques internes clairement définies. Des mesures de sécurité ont été mises en place pour empêcher la perte, l’utilisation inappropriée et l’altération des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Les renseignements personnels sont conservés dans des environnements sécurisés qui ne sont pas accessibles au public (p. ex., locaux à accès contrôlé, pièces et classeurs fermant à clé). Pour prévenir tout accès électronique non autorisé aux renseignements personnels, les informations stockées sous forme électronique sont protégées dans des installations matérielles et électroniques sécuritaires.
Nous avons la responsabilité de tous les renseignements personnels que nous communiquons à des tiers fournisseurs de services. Nous exigeons que les tiers fournisseurs de services respectent la confidentialité des renseignements personnels ainsi que toutes les exigences des lois fédérales et provinciales canadiennes s’appliquant en matière de protection des renseignements personnels, et qu’ils conviennent d’exigences contractuelles conformes à cet énoncé en matière de confidentialité. Il est interdit aux tiers fournisseurs de services de se servir des renseignements personnels autrement qu’aux fins précises auxquelles nous les leur fournissons.
Dans certaines circonstances, il est possible que ECL Mécanique ou un tiers fournisseur de services recueille, utilise, communique ou stocke des renseignements personnels à l’extérieur de la région canadienne dans laquelle vous vous situez – y compris, entre autres, aux États-Unis, dans l’Union européenne et en Asie –, afin de fournir des services professionnels et un soutien administratif, analytique et de secrétariat, et de se conformer aux lois, aux règlements ou aux normes professionnelles applicables, et que ces renseignements doivent être divulgués conformément aux lois s’appliquant dans le pays où ils sont recueillis, utilisés, communiqués ou stockés. Ces lois sont susceptibles de ne pas protéger les renseignements personnels autant que le font les lois canadiennes, mais tout transfert de ce type a été jugé conforme à la loi applicable.
Principe 8 – ECL Mécanique fait preuve de transparence en ce qui a trait aux procédures qu’il applique pour gérer les renseignements personnels
La version intégrale la plus récente de notre Énoncé en matière de confidentialité est disponible au site eclmecanique.ca ou auprès du responsable de la protection des renseignements personnels, avec qui vous pouvez communiquer à l’adresse luc.larouche@eclmecanique.com ou au 450-338-0526.
Principe 9 – Si vous en faites la demande, ECL Mécanique vous informera des renseignements personnels qui vous concernent et qu’il a en sa possession ou dont il a la gestion, ainsi que l’utilisation qui en est faite, les personnes auxquelles ils sont communiqués et les motifs de leur communication
Les dossiers de renseignements personnels sont conservés dans nos bureaux ou sur nos serveurs (ou ceux de nos fournisseurs de services) et seul le personnel, les agents et les mandataires autorisés ayant besoin de ces renseignements dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles y ont accès.
Les clients ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui les concernent et qui sont en la possession de nos divers bureaux, et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec leur chargé de projet.
Les membres du personnel de ECL Mécanique ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui les concernent et qui sont en notre possession, et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec les ressources humaines.
Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner cet accès.
Dans la plupart des cas, vous recevrez une réponse dans les 30 jours. Si vous avez quelque inquiétude en matière d’accès, nous vous encourageons à communiquer avec le responsable de la Protection des renseignements personnels à l’adresse luc.larouche@eclmecanique.com ou au 450-338-0526
Principe 10 – Vous pouvez remettre en question la conformité de ECL Mécanique aux principes énoncés dans le présent énoncé en matière de confidentialité
ECL Mécanique répondra à toute plainte ou question concernant la confidentialité des renseignements personnels. Dans le cas d’une plainte, nous ferons enquête et tenterons d’en arriver à une solution.
Toute personne ayant des doutes quant à la conformité au présent énoncé en matière de confidentialité devrait faire part de ses préoccupations au responsable de la protection des renseignements personnels de ECL Mécanique, par écrit. Le responsable s’assurera que toute plainte donne lieu à une enquête et, dans la plupart des cas, communiquera ses constatations au plaignant dans les 30 jours.